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Las organizaciones ágiles están orientadas a la satisfacción de las personas consumidoras y del personal, lo que las lleva a más ganancias y menores costos y tiempos de comercialización.  

Una organización se considera ágil si ha adoptado un enfoque organizativo flexible y responde en poco tiempo a los cambios del mercado. Ejemplo de esto son Google, Amazon, Netflix, Adobe y General Electric.

Según una encuesta de McKinsey realizada a 2,500 líderes empresariales, son pocas las compañías que han alcanzado la agilidad en toda la organización, pero son muchas las que ya han empezado a aplicarla. Tres cuartas partes de los encuestados afirma que la agilidad es un tema prioritario. Los sectores de tecnología, telecomunicaciones, servicios financieros y medios de comunicación y entretenimiento son los más adelantados en cuanto a agilidad. 

Cambio de paradigma en las organizaciones ágiles

Las compañías han cambiado radicalmente: antes —de 1911 a 2011— eran jerárquicas y especializadas, y se basaban en modelos tipo máquina y principios de gestión científica; ahora —a partir de 2012— están marcadas por la “revolución digital”, la cual se caracteriza por estas tendencias:

  • Rápida evolución del entorno: los patrones de demanda están en constante cambio, lo que se traduce en crecimientos, adquisiciones y reestructuraciones.
  • Implementación de tecnologías disruptivas: las compañías se están digitalizando, están introduciendo modelos innovadores y automatizando procesos a través de aprendizaje automático, internet de las cosas y robótica. 
  • Acceso general a la información: la cantidad, transparencia y distribución de los datos ha orillado a las empresas a contar con canales de comunicación multidireccionales. 
  • Adquisición y retención de talento: las empresas cada vez buscan más gente con propuestas de valor diferente, con mentalidades y experiencias diversas. 

Actualmente, el paradigma que domina es el de las organizaciones ágiles, que equilibra estabilidad y dinamismo al mismo tiempo. Desarrollan elementos básicos estables con capacidades dinámicas que se adaptan a las necesidades. 

Organizaciones ágiles 

Las organizaciones ágiles pueden adaptarse y reaccionar rápidamente a diferentes situaciones. Se centran en las personas consumidoras más que en las ganancias. Adaptan ciclos rápidos de decisión y aprendizaje a través de una red de equipos o células capacitadas que comparten un mismo propósito. 

Para crear una organización ágil es necesario tener una visión clara y compartirla con el personal, concentrarse en crear valor para la gente, construir equipos de personas empoderadas, integrar nuevas tecnologías, promover la comunicación abierta y transparente, invertir en capacitación y fomentar el aprendizaje continuo a través de la experimentación. 

Características de las organizaciones ágiles

Se puede decir que se ha logrado una verdad agilidad cuando estas características se dan al mismo tiempo: 

  1. El propósito y la visión están plasmados en toda la organización

Para satisfacer las necesidades de todas las partes, las organizaciones ágiles diseñan enfoques distribuidos y flexibles. Esto sirve de referencia cuando las personas consumidoras eligen dónde comprar; el personal, dónde trabajar; y los socios, dónde invertir. 

Utilizan journeys para identificar oportunidades y brindar un mejor servicio, y se aseguran de que todas las áreas se centren en ofrecer un valor tangible. Evalúan el progreso de las iniciativas y deciden si las aceleran o las cierran con procesos estandarizados de asignación rápida de recursos. 

  1. Cuentan con una red de células o equipos capacitados

Las organizaciones ágiles mantienen una estructura estable en los niveles altos, pero sustituyen gran parte del resto por una red de equipos o células flexibles, escalables y capacitadas, que operan con altos estándares de alienación, responsabilidad, experiencia, transparencia y colaboración. 

Estas redes organizan los esfuerzos para equilibrar la libertad individual y la coordinación colectiva. 

Los líderes las construyen, colaboran con ellas y las mantienen de esta manera:

organizaciones agiles

  1. Implementan ciclos rápidos de decisión y aprendizaje

Las organizaciones ágiles se replantean los modelos de trabajo. Se alejan de los enfoques de gestión de proyectos tipo “cascada” o por etapas. Utilizan el modelo de ciclo rápido para acelerar el pensamiento estratégico y la ejecución. 

En lugar de seguir las etapas tradicionales de planeación, presupuestación y revisión anual, siguen ciclos trimestrales y sistemas de gestión con objetivos y resultados clave (OKR) y presupuestos flexibles de 12 meses. 

El modelo de ciclo rápido que siguen las organizaciones ágiles tiene estas características: 

organizaciones ágiles

  1. Se basan en un modelo de personas dinámico

Una cultura organizacional ágil sitúa al personal en el centro, lo que implica capacitarlo para crear valor de forma rápida, colaborativa y eficaz. Se trata de  empoderar y desarrollar a la gente, de crear una comunidad con mentalidad ágil. 

Los líderes se convierten en instructores que entrenan a su equipo con habilidades duras y suaves. Promueven el liderazgo compartido y de servicio, es decir, motivan a las personas a actuar en equipo y a participar en la toma de decisiones. 

La cultura se refuerza a través del comportamiento y un entorno de alta confianza en vez de reglas, procesos y jerarquías. Se promueve la responsabilidad junto con la autonomía y se brinda la posibilidad de tener nuevas experiencias. 

Para desarrollar al talento, las organizaciones ágiles fomentan nuevas capacidades a través de experiencias variadas y se le permite moverse regularmente (tanto horizontal como verticalmente) entre roles y equipos, según sus intereses. 

  1. Usan tecnología habilitadora

Las organizaciones ágiles ofrecen productos y servicios que satisfacen las demandas cambiantes de las personas, por lo que tratan de digitalizar su oferta. Sus procesos operativos evolucionan continuamente a través de arquitectura tecnológica, sistemas y otras herramientas. 

Aprovechan las plataformas de comunicación y gestión de trabajo en tiempo real. Utilizan espacios de colaboración virtual para entender las necesidades de la gente y desarrollar rápidamente soluciones.

La arquitectura de software basada en módulos permite que los equipos utilicen eficazmente las tecnologías que han desarrollado otras unidades, lo que minimiza las interdependencia y evita retrasos en la producción. Incorporan progresivamente técnicas como contenedores, arquitecturas de microservicios y almacenamiento y servicios basados en la nube. 

Para conocer el progreso de una organización hacia la agilidad se pueden medir las características que se describieron anteriormente, las cuales, en su conjunto, permiten equilibrar la estabilidad y el dinamismo de las compañías.

Estructuras de equipos o células ágiles

Un equipo o célula ágil es un grupo autónomo de personas capaces de cumplir con objetivos o entregas sin necesidad de recurrir a habilidades fuera de éste. 

En comparación con los modelos tradicionales, estos equipos tienen mayor autonomía y responsabilidad, son multidisciplinares, se crean y disuelven más rápido y se centran en crear valor y rendimiento.  

Estos son los tipos de equipos o células que más se ven en las organizaciones ágiles: 

  • Equipos generalistas: todas las personas que forman parte del grupo pueden realizar cualquier rol que se les asigne. Se recomienda para proyectos pequeños que no requieran especialización.
  • Equipos multifuncionales o especializados: todas las personas que forman parte de la célula tienen diferentes conocimientos y habilidades. Suelen incluir un dueño del producto o proyecto, quien define la visión y prioriza el trabajo.
  • Equipos autogestionados: realizan una actividad base y son estables en el tiempo. La célula define la mejor manera de alcanzar los objetivos, priorizar actividades y concentrar el esfuerzo. Las personas dirigen al equipo según su competencia, no su cargo. 
  • Equipos por flujo de trabajo: las personas se destinan a diferentes tareas a tiempo completo en función de las prioridades. Este modelo permite que las personas adquieran más competencias.
  • Equipos de transición: son las primeras células que se forman a partir de que una organización decide volverse ágil. Aunque posiblemente no sea un equipo puramente ágil, es una forma de ayudar a las personas a familiarizarse con el nuevo lenguaje, prácticas y ceremonias. 
  • Equipos ágiles paralelos: en este modelo, las personas cambian de funciones cada sprint, es decir, pasan por varios roles. Esta configuración ayuda al entrenamiento cruzado.
  • Subequipos de producto ágiles: es cuando la célula es en realidad una unidad autónoma de un equipo más grande. Las personas tienen responsabilidades en un área específica, pero el producto final se compone del trabajo de varios subequipos. Todas las células trabajan juntas, pero cada una en su área: una célula termina un subproducto y se lo pasa a la siguiente.

Combinar equipos para crear un modelo a la medida

Estos distintos tipos de equipos pueden combinarse para crear modelos hechos a la medida. Por lo tanto, podemos concluir que una estructura ágil permite que una organización sea más flexible y responda rápidamente a los cambios de hábito de las personas y del entorno.

Una organización ágil se caracteriza por ciclos de actividad cortos, centrados en quienes usarán el producto o servicio, comunicación abierta y equipos autónomos. 

Sin duda, solo aquellas organizaciones que estén dispuestas a garantizar flexibilidad e introducir herramientas de comunicación serán las más preparadas para los retos que suponen los cambios en el mercado.